支援功能
GoOut 提供活動主揪一套完整的報名系統方便管理參與人數與報名資料
相較於傳統使用 Google 表單管理報名資料
GoOut 提供額外以下功能讓主揪能更輕鬆地完成各項瑣事
報名管理
- 報名開放與截止時間設定
- 報名人數/攜伴上限及候補管理
- 報名資料格式檢查及報名資料不全提醒
- 報名個資用途說明並取得參加者同意以符合個人資料保護法規範
- 活動時間投票
活動討論與資料暫存
- 活動群聊方便大家討論行程或安排共乘
- 活動主揪及成員間私訊
- 報名者資料暫存自動填入
通知
- 報名確認及取消通知
- 活動內容變更通知
- 轉帳收款確認通知
自動填入
GoOut 也提供工具幫助登山活動主揪將隊員及領隊資料自動填入下列政府網站
- 臺灣國家公園入園入山線上申請服務網
- 嘉明湖國家步道山屋及營地申請
- 天池山莊山屋及營地申請
- 檜谷山莊山屋及營地申請
- 臺灣登山申請一站式服務網
入山入園自動填入工具操作說明請參閱此連結
操作說明
作為一工具型網站
GoOut 已盡量簡化流程但仍有些學習門檻
可以先參閱以下操作步驟了解大概使用邏輯以便上手
1. 主畫面
註冊登入後主畫面上方三個標籤頁列出不同狀態的活動
• 已受邀
列出您已透過活動連結加入的活動 (加入活動後即可報名或在活動群聊詢問相關活動細節)
• 已報名
列出您已加入並報名的活動
• 主辦
列出您建立主辦的活動
2. 建立及發布活動
在主畫面右下角按紅色＋按鈕建立活動
建立活動後將自動跳轉編輯活動頁
活動建立後為草稿狀態
您可以儲存草稿並在主頁主辦標籤下草稿專區找到您已存的草稿
編輯時間
活動時長
活動時長為此次活動的時間長度
例如玉山單攻從出發到返家行程兩天一夜則可設定活動時間為 2 天
活動結束後將關閉報名資料存取以降低個資外洩風險
集合時間
集合時間可以設定一確定時間或提供多個時間讓參與者投票
投票功能只統計人數
待確定時間後需再回到此編輯頁清除投票設定成確認的集合時間
報名開放與截止時間
截止報名時間的設定是相對於集合時間
如您想接受報名到活動集合時間前 24 小時則設定截止報名時間為 1 天
開放報名時間的設定則是相對於截止報名時間
如您想在截止報名前一個禮拜的時候才開始開放報名請設定開放報名時間為 7 天
如希望立刻開始接受報名請填 0
(註: 投票中的活動只能投票 待集合時間確定後才能開始報名)
如您變更集合時間
開放與截止報名時間將跟著自動順延或提前
編輯人數限制與需要的報名資料
設定參加總人數與攜伴上限
人數上限控制報名的總人數
攜伴人數則控制每位報名者可以多帶幾人
超過總人數的報名者將自動被排入候補
在截止報名時間前如有人退出將會自動遞補
截止報名時間後則無法取消報名也無法遞補
須由主揪手動操作才能取消報名及遞補 (見下方管理使用者報名狀態)
設定報名資料
勾選活動需要的個人資料
勾選報名資料後必須勾選個資使用目的
參加者報名的時候會提示個資使用目的及使用期限 (到活動結束)
系統會要求參加者同意分享個人資料後才可以報名
發布活動
編輯完行程細節後按右下角發布發布活動
如資料有遺漏會有錯誤訊息提示補填
活動發布後活動將從草稿狀態改為已發布狀態
您可以在主頁主辦標籤下已發布或是已受邀標籤下找到發布後的活動
發布後將自動轉到活動頁
3. 分享活動加入連結
活動發布後進入活動頁
您可以點選右上角紅色圖片按鈕變更活動封面
中間淡黃色區域是您的活動分享連結
請分享此連結給您想邀請的人
持有此連結的人都可以進入活動參與討論及報名活動
如非公開活動請不要在公開論壇上散佈連結
待您邀請的朋友都進入活動後
您可以刪除連結讓連結失效避免連結外流
如需重新邀請人可以再製作一個新的連結
4. 管理使用者報名狀態
您可以在活動頁人員標籤頁管理人員報名狀態
透過每位人員右邊更多按鈕您可以做以下操作
1. 移入成功報名
您可以直接將特定使用者移入成功報名名單
通常用於預先已確認的班底隊員
或是報名截止後的手動遞補
如需要填入個資請在移入成功報名後請該隊員到活動頁補填
2. 編輯報名
您可以編輯報名者的報名資料以及參加人數
通常用於報名截止後臨時修正
3. 取消報名/候補
您可以取消已確認報名或在候補的參加者
通常用於報名截止後臨時修正
4. 設為/移除協辦
您可以將特定使用者設定為協辦
協辦將和主揪擁有一樣的權限
包含觀看報名資料/變更活動內容/更改報名狀態/刪除群聊訊息/設定轉帳確認等
5. 取消邀請/封鎖
您可以將該人員踢出活動
也可將該人員加入黑名單 (該人員就算持有有效連結也無法再加入活動)
通常用在連結外流出現沒有收到邀請的人員時使用
如遇到此狀況也建議您立即將舊有分享連結刪除建立新的連結
5. 報名資料與收款確認
報名資料
如您有勾選報名資料
活動頁人員標籤右上角會出現檔案按鈕
點選可觀看報名資料 (請左右滑動表格)
如您距離上次登入超過一小時需要重新登入確認身份才能觀看以確保個資安全
必填欄位如未填將提示紅色尚未填寫
您可以通知報名者到活動頁補填
右上角下載按鈕可以下載 csv 表格在 Excel 上開啟
收款確認
如您有勾選報名資料中的轉帳後五碼
活動頁人員標籤右上角會出現收款確認按鈕
點選後可到收款確認頁設定該五碼收款數目
設定後系統將於活動頁提示報名者收款已確認
以上為大概使用邏輯介紹
如有其他操作問題
歡迎來信 contact@goout.tw